Sumatra Software

Sumatra 2021

Sumatra Software is gespecialiseerd in het rapporteren van informatie uit Exact Software. Sumatra gaat dan ook een duidelijke stap verder in haar informatievoorziening als de Exact Globe Next en Synergy zelf. Dit wordt bereikt door het standaard meeleveren van meer dan 100 rapporten en diverse mogelijkheden voor eindgebruikers om in de eigen informatiebehoeften te voorzien.

Door het voordefiniëren van de datastructuur van Exact in begrijpbare termen is het datamodel van Exact op eenvoudige wijze beschikbaar binnen Sumatra. Dit maakt de drempel voor het zelf vervaardigen van rapportages door gebruikers aanzienlijk lager (in het bijzonder met de Sumatra Excel Report Wizard). Naast informatie uit Exact Globe en Synergy kan ook informatie uit een willekeurige Microsoft SQL database worden gebruikt binnen Sumatra.

Voor gebruik van Sumatra binnen Exact Synergy (Enterprise) is de module Sumatra Fusion ontwikkeld. Met deze module kan informatie uit Exact Globe en Synergy beschikbaar worden gesteld in de Synergy omgeving.

Sumatra Software levert de volgende producten:

• Exact rapportage oplossingen
• Rapportages binnen Synergy
• Sumatra consultancy

Rapportage oplossingen

Sumatra Software biedt twee verschillende clients voor eindgebruikers:

• Sumatra Webclient
• Sumatra Report Wizard voor Excel

Sumatra WebClient

De Sumatra Webclient toont informatie welke centraal beschikbaar wordt gesteld via de Sumatra. De Sumatra Webclient is zeer geschikt om zowel operationele als management informatie uit uw Exact administratie te raadplegen. Met de Builder kunnen de rapporten worden aangepast.

Operationele ondersteuning

Voor operationele ondersteuning wordt Sumatra Webclient veelvuldig gebruikt om snel een totaal beeld te verkrijgen van de status van bijvoorbeeld een debiteur of artikel. Door het gebruik van tabs kan uiteenlopende informatie snel worden getoond (bijvoorbeeld openstaande posten van een debiteur op de ene tab en lopende orders van dezelfde debiteur op de tab er naast). Sumatra wordt veelvuldig gebruikt voor operationele ondersteuning omdat deze informatie minder goed en snel direct uit Exact kan worden gehaald.

Managementinformatie

Voor managementinformatie zijn vooral de doorzoem mogelijkheden belangrijk (van totaal naar details). Op basis van gecumuleerde totaal informatie (bijvoorbeeld lopende orders overzicht per debiteur) kunt u doorzoemen naar de onderliggende detailinformatie waar de totalen uit zijn opgebouwd (in dit voorbeeld de individuele orders met daarna doorzoem mogelijkheid naar orderregels). Omdat zowel de totalen aan de bovenkant van het scherm zichtbaar blijven als de onderliggende details in de onderste helft van het scherm kunt u snel gegevens analyseren. In de praktijk werkt deze manier van werken erg prettig en kunt u desgewenst steeds verder in zoemen op de onderliggende details.

Exact documenten en PDF’s

Met Sumatra Webclient is het mogelijk om Exact documenten, zoals pakbonnen of facturen te tonen. Daarnaast is het mogelijk om rapporten in PDF-formaat te openen. De unieke PDF-integratie stelt u in staat uw overzichten eenvoudig uit te printen, te e-mailen of te archiveren.

Sumatra Report Wizard voor Excel

In veel organisaties wordt veelvuldig gebruik gemaakt van Excel voor rapportage doeleinden. Het kost echter vaak veel moeite om Excel sheets periodiek te verversen en betrouwbaar te houden. De Sumatra I4 Report Wizard vormt een brug tussen uw Exact administratie en Excel en biedt twee opties:

• Volledige rapportages direct in Excel opvragen
• Rapportage met vrije lay-out in Excel (vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe)

Volledige rapportages

Door middel van een wizard worden een aantal eenvoudige stappen doorlopen die tot het rapport leiden. Er kan een keuze worden gemaakt uit drie typen rapporten die optimaal gebruik maken van Excel functionaliteit. De Report Wizard plakt de waarde in Excel cellen zonder te werken met lastige formules en verwijzingen.

De gecreëerde overzichten worden centraal opgeslagen en kunnen door het toekennen van rechten worden beveiligd. De overzichten zijn nu direct vanuit Excel opvraagbaar en verschaffen real-time toegang tot gegevens uit de Exact database zonder lastige import en exportprocedures.

Rapportage met vrije lay-out

Voor met name financiële rapportages zoals maandrapportage en cashflow overzichten is het noodzakelijk om gericht informatie uit Exact te halen. Hiervoor zijn een aantal standaard functies binnen de Report Wizard beschikbaar die bijvoorbeeld het saldo van een grootboekrekening/kostenplaats/periode combinatie in één cel van Excel plaatsen. Op deze manier kan een volledige rapportage in een vast stramien worden vervaardigd welke eenvoudig kan worden ververst voor de volgende periode. Deze functie is vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe maar werkt sneller en heeft meer mogelijkheden.

Naast de standaard functies is het ook mogelijk om zelf bron informatie uit Exact te definiëren welke via een functie kan worden aangeroepen. Op deze manier kan naar eigen inzicht gerichte informatie beschikbaar worden gemaakt in Excel. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van de Excel Add-in van Exact Globe.

Aanpassen rapportages met de Builder

Met de Builder kunnen rapporten voor de Sumatra Webclient naar eigen inzicht en behoefte worden aangepast en nieuwe rapporten worden gemaakt, zoals:

• Overzichten ontwikkelen die volledig op de verschillende functies binnen uw organisatie zijn toegespitst
• Voor individuele gebruikers bepaalde kolommen wel of niet tonen
• Financiële informatie kan worden beperkt tot alleen de kostenplaats van de gebruiker
• (KPI) Dashboards

De Builder geeft u een overzichtelijke grafische lay-out van uw rapportagestructuur en beschikt over directe toegang tot veldnamen en veldtypen, zoals deze in uw Exact database voorkomen. U kunt binnen de Builder gebruik maken van selectiepanelen, tabellen, kruistabellen, grafieken, meters met minimale en maximale waarden, taartdiagrammen en ga zo maar door. De componenten worden door middel van ‘drag and drop’ aan uw rapport toegevoegd. Dankzij de ingebouwde ‘Preview’ kunt u direct tijdens het ontwerpen uw rapporten volledig veilig testen op uw eigen database.